Anleitung: Videoberatungen und Direktberatungen anbieten und abrechnen

Das Prinzip: beraten, wo Sie ohnehin schreiben

Viele Fragen von Tierhaltern brauchen mehr als eine kurze Nachricht, aber keinen Praxisbesuch. Dafür gibt es in AnimalChat zwei Arten von Beratung. Beide entstehen direkt im Chat mit dem Kunden, und die Zahlung läuft über die App.

• Videoberatung: ein fester Termin, zu dem Sie sich per Video sehen. Ideal, wenn Sie sich ein Gangbild, eine Wunde oder das Verhalten eines Tieres ansehen möchten.
• Direktberatung: eine schriftliche Beratung ohne festen Termin. Sie antworten im Chat, wenn es in Ihren Tag passt, als Text, Sprachnachricht oder Video. Der Tierhalter erfährt, dass die Antwort, sofern nicht anders vereinbart, in der Regel innerhalb von 24 Stunden kommt.

Sie machen immer das Angebot und legen Dauer und Preis fest. Tierhalter können in ihrer App eine Beratung anfragen, buchen aber nicht selbst.

Warum das praktisch ist

• Bezahlt für Ihre Zeit. Auch Antworten im Chat und kurze Videotermine werden vergütet, ohne dass Sie Rechnungen hinterherlaufen.
• Kein zweites System. Fotos, Videos und alles, was zum Tier hinterlegt ist, liegen schon im Chat.
• Fair abgerechnet. Sie erhalten 92 % des Betrags, 8 % gehen an AnimalChat für die Plattform, und zwar nur, wenn beraten wurde. Die Funktion ist in jedem Tarif enthalten.

Einmal einrichten

1. Zahlungseingang einrichten. Damit Tierhalter in der App bezahlen können, braucht Ihre Praxis ein Konto bei Stripe, unserem Zahlungsdienstleister.

• Öffnen Sie in der Web-App Einstellungen → Zahlungseingang.
• Richten Sie dort Ihr Konto ein, oder vervollständigen Sie es mit Konto vervollständigen. Ist alles fertig, steht beim Kontostatus Aktiv.
• Unter Zahlungsoptionen für Kunden sind Kreditkarte, Apple Pay und Google Pay voreingestellt. SEPA-Lastschrift können Sie zusätzlich einschalten.
• Mit Vorkasse einfordern legen Sie fest, ob Tierhalter standardmäßig vor der Beratung bezahlen.

2. Standardwerte festlegen. Unter Einstellungen → Beratungen tragen Sie bei Standard-Beratung Ihre übliche Beratungsdauer und Ihren Preis ein. Diese Werte stehen dann schon in jedem neuen Angebot. Unter Buchungsablauf legen Sie fest, ob Tierhalter ein Angebot bestätigen müssen und ob unbestätigte, unbezahlte Angebote nach einer bestimmten Zeit automatisch storniert werden.

Eine Beratung anbieten

1. Öffnen Sie den Chat mit dem Kunden.
2. Tippen oder klicken Sie auf das Plus neben dem Eingabefeld und wählen Sie Beratung anbieten.
3. Wählen Sie die Art der Beratung: Videoberatung oder Direktberatung. Bei einer Videoberatung legen Sie zusätzlich Termin und Dauer fest.
4. Wählen Sie die beratende Person aus Ihrem Team.
5. Legen Sie den Preis fest und wählen Sie, wann der Tierhalter bezahlt: vorab mit Vorkasse oder im Nachgang mit Zahlung per App (mehr dazu unten unter „Vorab oder im Nachgang abrechnen“).
6. Klicken Sie auf Angebot senden.

Die Einstellungen im Angebot, kurz erklärt

• Art der Beratung: Videoberatung mit festem Termin oder Direktberatung ohne Termin.
• Beratende Person: Wer aus Ihrem Team berät. Die Person können Sie später mit Berater ändern noch wechseln.
• Bestätigungserfordernis: Der Tierhalter muss das Angebot erst bestätigen oder ablehnen, bevor er im Chat weiterschreiben kann. Das ist sinnvoll, weil es eine klare Entscheidung herbeiführt: Aus „Ich frag nur kurz noch was“ wird entweder eine vereinbarte Beratung oder ein freundliches Nein. So rutscht Ihre fachliche Einschätzung nicht unbezahlt in den Chatverlauf, und bei Terminen haben Sie eine verbindliche Zusage.
• Preis für Beratung: Ihr Preis für dieses Angebot. Ohne Preis können Sie eine Beratung auch kostenlos anbieten, etwa als Kulanz oder für eine kurze Nachkontrolle.
• Zahlung per App: Der Tierhalter bezahlt nach der Beratung in seiner App per Karte, Apple Pay, Google Pay oder auf Wunsch per Lastschrift. Dafür muss Ihr Zahlungseingang eingerichtet sein. Der Schalter muss schon beim Anlegen an sein: Setzen Sie den Preis erst später, bekommt der Tierhalter keinen Bezahlen-Knopf. Ohne diesen Schalter rechnen Sie wie gewohnt selbst ab.
• Vorkasse: Der Tierhalter bezahlt vor der Beratung, in der App oder im Browser. Das schützt Sie vor verpassten Terminen und Zahlungsausfällen. Sobald Sie einen Preis eintragen, schaltet sich Vorkasse automatisch ein. Für die Abrechnung im Nachgang schalten Sie sie aus.

Unsere Empfehlung: Für Videoberatungen Bestätigungserfordernis und Vorkasse einschalten, dann ist der Termin verbindlich und bezahlt. Für Direktberatungen bei Stammkunden reicht oft die Bestätigungserfordernis ohne Vorkasse.

Unter Einstellungen → Beratungen können Sie außerdem die automatische Stornierung einschalten: Angebote, die der Tierhalter weder bestätigt noch bezahlt hat, verfallen dann nach der Zeit, die Sie festlegen. So bleiben keine offenen Angebote liegen, und der Chat ist wieder frei.

Das Angebot erscheint als Karte im Chat. Der Tierhalter bestätigt es oder bezahlt direkt in seiner App. Den Zahlungsbeleg schickt ihm Stripe per E-Mail.

Vorab oder im Nachgang abrechnen

Ein Zahlungsweg, keine Rechnung. AnimalChat stellt keine Rechnungen aus. Die Zahlung in der App ist ein weiterer Weg, wie Ihr Kunde bezahlen kann, vergleichbar mit Bargeld oder Überweisung. Der Tierhalter bekommt von Stripe einen Zahlungsbeleg per E-Mail, Sie sehen die Zahlung auf der Terminkarte und in Ihrem Stripe-Konto. Brauchen Sie eine Rechnung, schreiben Sie sie wie gewohnt aus Ihrer Praxissoftware und vermerken darauf, dass bereits über AnimalChat bezahlt wurde.

Wann bezahlt wird, entscheiden Sie beim Anlegen des Angebots:

• Vorab bezahlen: Preis eintragen, Vorkasse an. Der Tierhalter bezahlt sofort, in der App oder im Browser. Passt gut für Neukunden, feste Preise und als Schutz vor verpassten Terminen.
• Im Nachgang bezahlen: Preis eintragen, Zahlung per App an, Vorkasse aus. Der Tierhalter bestätigt den Termin und bezahlt nach dem Gespräch in der App. Passt gut für Stammkunden und wenn die Dauer noch offen ist.

Vorab bezahlen

1. Tragen Sie im Angebot den Preis ein. Vorkasse schaltet sich dabei automatisch ein. Klicken Sie auf Angebot senden.
2. Auf Ihrer Karte steht Zahlung ausstehend. Bis zur Zahlung können Sie den Preis noch ändern oder das Angebot stornieren.
3. Der Tierhalter sieht im Chat Jetzt bezahlen, in der Handy-App heißt der Knopf Zahlungspflichtig buchen.
4. Sobald bezahlt ist, ist Zahlung abgehakt und Sie treten zum Termin mit Jetzt beitreten bei. Danach Beratung abschließen.

Ist die automatische Stornierung eingeschaltet, verfällt ein unbezahltes Angebot nach der eingestellten Zeit. Die Frist steht auf der Karte unter „Zu bestätigen bis“.

Im Nachgang bezahlen

1. Tragen Sie im Angebot einen vorläufigen Preis ein, schalten Sie Zahlung per App ein und Vorkasse aus. Klicken Sie auf Angebot senden.
2. Der Tierhalter bestätigt den Termin. Ihre Karte zeigt dann Jetzt beitreten, Beratung abschließen und Preis ändern.
3. Hat das Gespräch länger gedauert, passen Sie den Betrag mit Preis ändern an und klicken auf Preis bestätigen.
4. Klicken Sie auf Beratung abschließen. Der Tierhalter bekommt eine Benachrichtigung und bezahlt in seiner App über Jetzt bezahlen.

Wichtig: Beratung abschließen passiert ohne Rückfrage, danach lässt sich der Preis nicht mehr ändern. Setzen Sie den Preis also immer vorher. Im Nachgang bezahlen geht derzeit nur in der Handy-App, nicht im Browser.

Die Beratung durchführen

• Videoberatung: Zum Termin klicken Sie in der Karte auf Jetzt beitreten, in der App heißt der Knopf Beratung starten. Das Video öffnet sich direkt in AnimalChat, der Tierhalter tritt über seine App bei. Bei Vorkasse ist der Knopf freigeschaltet, sobald bezahlt ist.
• Direktberatung: Sie antworten einfach im Chat, mit Text, Sprachnachricht, Fotos oder einem Video.
• Abschließen: Sind Sie fertig, klicken Sie auf Beratung abschließen. Mit Zahlung per App ohne Vorkasse bezahlt der Tierhalter danach in seiner App.

Alle Beratungen sehen Sie unter Beratungen in der Seitenleiste, getrennt nach Direkt, Termine und Erledigt. Mit dem Filter sehen Sie zum Beispiel nur Ihre eigenen oder nur die noch unbestätigten Beratungen.

Ändern, stornieren, erstatten

• Preis ändern: Solange noch nicht bezahlt und die Beratung nicht abgeschlossen ist, passen Sie den Preis mit Preis ändern an. Der neue Betrag steht sofort auf der Karte, eine eigene Benachrichtigung bekommt der Tierhalter dafür nicht.
• Stornieren: Solange das Angebot nicht bezahlt oder bestätigt ist, können Sie es stornieren. Auch der Tierhalter kann es ablehnen.
• Erstattung: Wird eine bezahlte Videoberatung vor dem Termin storniert, erstatten wir den vollen Betrag automatisch. Offene Erstattungen finden Sie unter Einstellungen → Zahlungseingang.

Gut zu wissen

• Zahlungsbeleg statt Rechnung. Der Tierhalter erhält für jede bezahlte Beratung einen Zahlungsbeleg von Stripe per E-Mail. Eine Rechnung schreiben Sie weiterhin selbst. Benötigen Sie auch eine Rechnungserstellung? Sprechen Sie uns an.
• Schon ohne Zahlungsweg angelegt? Haben Sie eine Beratung ohne Vorkasse und ohne Zahlung per App angelegt oder bereits abgeschlossen, schreiben Sie am einfachsten eine eigene Rechnung. Die Rechnungsangaben des Kunden finden Sie in seinem Kundenprofil.
• Auszahlung. Ihr Anteil wird über Stripe auf Ihr Konto ausgezahlt. Die Abrechnung der 8 % finden Sie unter Einstellungen → Gebühren.
• Dokumentation. Möchten Sie die Beratung dokumentieren, diktieren Sie danach einfach einen SOAP-Bericht.

Fragen zur Einrichtung? Schreiben Sie uns über AnimalChat oder vereinbaren Sie ein Gespräch, wir helfen Ihnen gern.