AnimalChat Telefonassistenz

Telefon ohne Besetztzeichen

Eine Assistenz geht bei jedem Anruf sofort ran. Der Anrufer erzählt frei, was er braucht — kein Tastenmenü, keine Stichworte. Sie liest zurück, was sie verstanden hat, beantwortet eine Auskunftsfrage direkt, verbindet mit Ihrem Team, sobald der Anrufer das möchte, und gibt alles andere an Sie weiter.

Was jeder Anruf hinterlässt: eine Nachricht in der Akte des Tieres, mit Name, Anliegen und dem Wortlaut des Gesprächs. Ihre gewohnte Rufnummer bleibt, Ihre Kunden müssen nichts lernen.

Was sie ausdrücklich nicht ist: ein Gesprächspartner. Sie führt keinen Dialog, sie beantwortet keine Rückfragen und sie verhandelt nichts. Sie hört zu, versichert sich und reicht weiter. Wo sie mehr verspräche, würde sie enttäuschen.

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01 · Hörprobe

Hören Sie es sich an

Wir sprechen Ihnen Ihre eigene Ansage — mit dem Namen Ihrer Praxis — und schicken sie Ihnen zu. Das beantwortet die Frage „wollen meine Kunden das?“ besser als jede Beschreibung.

Beispiele

Kostenlos, ohne Konto.

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02 · Ablauf

So läuft ein Anruf

  1. 1

    Es klingelt nicht bei Ihnen

    Die Assistenz nimmt nach dem ersten Ton ab und nennt Ihren Praxisnamen — und dass sie eine Assistenz ist.

  2. 2

    Der Anrufer erzählt frei

    Kein „für Terminwünsche die Zwei“. Er sagt in eigenen Worten, worum es geht.

  3. 3

    Sie liest zurück, was sie verstanden hat

    Wer etwas richtigstellen will, sagt es einfach — er muss nicht von vorn anfangen.

  4. 4

    Einfache Auskünfte sind damit erledigt

    Öffnungszeiten, Anfahrt, welche Tiere Sie behandeln: beantwortet, ohne dass Sie etwas davon merken.

  5. 5

    Wer einen Menschen will, bekommt einen

    Ein Satz genügt, an jeder Stelle — dann klingelt es bei Ihnen. Alles andere landet als Nachricht in der Akte des Tieres.

03 · Ehrlich abgewogen

Vier Fragen, die wir Ihnen ungefragt beantworten

Auch die beiden unangenehmen.

Was sich ändert

ab dem ersten Tag
Niemand hört mehr ein BesetztzeichenJeder Anruf wird angenommen — mittags, während der OP, wenn beide Leitungen belegt sind. Wer heute nach zwanzig Sekunden auflegt, wird künftig begrüßt.
Auskunftsfragen erreichen Sie gar nicht erstÖffnungszeiten, Anfahrt, „behandeln Sie auch Kaninchen?“ — das beantwortet die Assistenz aus Ihrem Profil, ohne dass jemand bei Ihnen abnimmt. Das ist die eigentliche Entlastung: nicht schneller telefonieren, sondern seltener.
Der Anrufer muss nichts durchklickenEr sagt in eigenen Worten, worum es geht — und hört danach, was angekommen ist. Wer etwas richtigstellen will, sagt es einfach.
Der Anrufer behält die Wahl — jederzeit„Ich möchte jemanden sprechen“ genügt, an jeder Stelle des Anrufs, und wir verbinden. Die Assistenz ist eine Vorstufe, keine Mauer.
Wer einen Notfall meldet, wird sofort verbundenDafür genügt das Wort — niemand muss in Panik ein Tastenfeld suchen. Im Zweifel entscheidet die Erkennung immer auf Notfall.
Jedes Gespräch ist dokumentiertName, Tier, Anliegen und der Wortlaut landen in der Akte — nicht auf einem Zettel am Tresen. Wer den Rückruf übernimmt, weiß, worum es geht.
Ihre Rufnummer bleibt Ihre RufnummerKeine neue Nummer auf Schildern, Rezepten und in Google-Einträgen. Sie richten eine Rufumleitung ein — das war die Umstellung.

Was es nicht kann

und warum
Sie führt kein GesprächSie beantwortet keine Rückfrage, die mitten im Erzählen kommt („und wann habt ihr überhaupt auf?“), und sie hakt nicht nach wie ein Mensch am Empfang.Unsere AntwortDas ist eine Entscheidung, keine Baustelle. Telefonsysteme, die ein Gespräch vortäuschen, frustrieren genau dort, wo sie aus der Rolle fallen — und der Anrufer weiß nie, welche Regeln gelten. Wir setzen die Erwartung lieber richtig: ein sehr guter Anrufbeantworter, der versteht, was er aufnimmt.
Medizinische Fragen beantwortet sie nicht„Kann ich meinem Hund Ibuprofen geben?“ bekommt keine Antwort, sondern den Hinweis, dass die Praxis sich persönlich meldet.Unsere AntwortDas ist Absicht und bleibt so. Eine Assistenz, die medizinisch berät, wäre ein Haftungsrisiko für Sie — und der erste falsche Rat würde das ganze Angebot erledigen.
Sie vergibt keine TermineSie nimmt den Terminwunsch auf, aber sie sieht Ihren Kalender nicht und kann nichts eintragen.Unsere AntwortHeute ein Rückruf weniger, aber noch kein Termin. Die Anbindung an den Kalender ist der nächste Ausbauschritt.
Zum Verbinden brauchen wir einen zweiten Weg zu Ihren TelefonenEine Durchwahl oder ein Diensthandy — eine Nummer, die von Ihrer Umleitung ausgenommen ist. Rufen wir Ihre Hauptnummer an, schickt Ihre eigene Umleitung den Anruf zu uns zurück.Unsere AntwortEin zweites Telefon brauchen Sie nicht — eine Durchwahl klingelt an denselben Apparaten. Die meisten Praxen mit Telefonanlage haben sie längst. Wer keine hat, kann alles andere trotzdem nutzen, nur eben nicht verbinden.
Ein Gespräch dauert länger als ein kurzer ZurufWer in zehn Sekunden etwas mit einem Menschen klären könnte, erzählt es hier erst der Assistenz.Unsere AntwortDeshalb beantwortet sie die häufigsten Fragen sofort und verbindet auf Wunsch ohne Umweg. Für einen Teil der Anrufer bleibt es trotzdem ein Umweg — das gehört zur Wahrheit.

Was daraus werden kann

über Wochen
Die Entlastung wird zur Zahl„Diese Woche 47 Anrufe — 31 ohne Ihr Zutun erledigt, 16 durchgestellt.“ Eine Praxis merkt nicht, dass etwas nicht geklingelt hat; diese Zeile macht es sichtbar.
Anrufe, die heute verloren gehen, werden zu PatientenWer besetzt hört, wählt die nächste Praxis. Das sind keine verschobenen Termine, das sind abgewanderte Kunden — und man erfährt nie davon.
Weniger Unterbrechungen in der SprechstundeDas Telefon ist der Hauptstörfaktor am Behandlungstisch. Jeder Anruf, der die Rezeption nicht erreicht, ist auch eine Unterbrechung weniger im Nebenraum.
Die Akte wächst mit jedem AnrufWas am Telefon gesagt wurde, steht beim nächsten Kontakt zur Verfügung — auch dem Kollegen, der das erste Gespräch nicht geführt hat.
Erreichbarkeit als UnterscheidungsmerkmalZwischen 12 und 15 Uhr ist die Konkurrenz meist nicht erreichbar. Wer in dieser Zeit angenommen wird, erinnert sich daran.
Der Kanal kann mehr werdenTerminvergabe, Rezeptbestellung, geordnete Rückrufe — alles baut auf derselben Grundlage auf. Was heute aufgenommen wird, kann morgen erledigt werden.

Was Sie zu Recht fragen

und unsere Antwort
„Und wenn Ihr System ausfällt, bin ich gar nicht mehr erreichbar?“Das ist die härteste Frage, und sie ist berechtigt: Wenn alle Anrufe über uns laufen, hängt Ihre Erreichbarkeit an uns.Unsere AntwortZuerst das, was nicht von uns abhängt: Sie heben Ihre Umleitung jederzeit selbst auf, mit einem Tastencode am eigenen Telefon. Dann klingelt es wieder bei Ihnen wie vorher — dafür müssen Sie uns weder erreichen noch um Erlaubnis fragen. Daneben können wir Ihre Nummer von Hand in einen Notbetrieb schalten.
„Ein Notfall wird nicht als solcher erkannt“Das gravierendste Risiko, und es lässt sich nicht wegdiskutieren.Unsere AntwortDie Erkennung entscheidet im Zweifel immer auf Notfall, nicht dagegen — lieber ein Fehlalarm als ein übersehener. Wer „Notfall“ sagt, wird sofort verbunden, ohne Rückfragen. Ist niemand erreichbar, nennt die Assistenz den tierärztlichen Notdienst. Eine Garantie ist das nicht, und wir behaupten auch keine.
„Meine Kunden wollen keinen Roboter“Manche legen auf, wenn sie merken, dass sie mit einer Maschine sprechen. Das kommt vor.Unsere AntwortDie Assistenz sagt im ersten Satz, dass sie eine ist — Verschleiern rächt sich. Sie gibt sich auch nicht als Gesprächspartnerin aus, die sie nicht ist. Und weil jederzeit ein Satz genügt, um zum Team zu kommen, ist niemand gefangen. Die Alternative ist übrigens nicht ein Mensch, sondern das Besetztzeichen.
„Der Anruf landet in der falschen Akte“Zuordnung über Rufnummer und Namen kann danebengehen — etwa wenn mehrere Personen ein Telefon nutzen.Unsere AntwortSie entscheiden, wie streng zugeordnet wird: automatisch nur bei bestätigter Rufnummer, alles andere als Vorschlag zum Bestätigen. Eine falsche Zuordnung lässt sich mit einem Klick aufheben.
„Was passiert mit den Aufnahmen?“Es sind Gespräche Ihrer Kunden, mit Namen und Anliegen — personenbezogene Daten, für die Sie verantwortlich bleiben.Unsere AntwortVerarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Aufbewahrungsfrist bestimmen Sie — gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem Sie den Vorgang abschließen, nicht ab dem Anruf. Beim Anbieter wird die Kopie nach dem Abholen gelöscht.
„Wer einen Menschen will, wartet trotzdem“Die Entlastung entsteht bei Ihnen. Für den Anrufer, der auf jeden Fall jemanden sprechen möchte, wird es nicht schneller.Unsere AntwortStimmt. Er wird aber nicht abgewiesen: Ist niemand frei, nimmt die Assistenz das Anliegen auf und sagt es ehrlich, statt ihn ins Leere laufen zu lassen. Wir versprechen kürzere Wartezeiten nirgends.

04 · Einordnung

Für wen sich das lohnt — und für wen nicht

Lohnt sich

  • Praxen, bei denen regelmäßig niemand rangehen kann — Mittagszeit, OP, Stoßzeiten.
  • Praxen, in denen das Telefon die Sprechstunde unterbricht.
  • Praxen mit Telefonanlage und Durchwahlen — dort ist die Einrichtung in Minuten erledigt.
  • Praxen, die wissen wollen, wer erfolglos angerufen hat.

Eigene Rufnummer: 99 € Einrichtung, 39 € im Monat — zusätzlich zum AnimalChat-Tarif ab 29 € im Monat, die ersten 14 Tage kostenlos. Preise

Lohnt sich (noch) nicht

  • Praxen mit durchgehend besetzter Rezeption, die jeden Anruf schafft — dann ersetzen wir nichts, wir schieben uns nur dazwischen.
  • Praxen, deren Hauptproblem die Terminvergabe ist. Das kann die Assistenz heute nicht.
  • Praxen mit einem einzigen Anschluss und einem Telefon, die auf das Verbinden nicht verzichten wollen.

Melden Sie sich trotzdem — gerade diese Fälle wollen wir sehen, bevor wir den nächsten Ausbauschritt festlegen.

05 · Zusagen

Was wir ausdrücklich nicht versprechen

Wir versprechen nicht, dass niemand mehr wartet. Wer einen Menschen sprechen will, wartet, bis jemand frei ist — wie vorher.

Wir versprechen nicht, dass jeder Notfall richtig erkannt wird. Wir versprechen, im Zweifel immer zugunsten des Notfalls zu entscheiden und den Weg zum Notdienst zu nennen, wenn wir niemanden erreichen.

Wir versprechen nicht, medizinisch zu beraten. Das bleibt Ihre Aufgabe, und wir wollen sie Ihnen nicht abnehmen.

Wir versprechen kein Gespräch. Die Assistenz hört zu, versichert sich und reicht weiter — sie diskutiert nicht und beantwortet keine Rückfragen. Wer mehr erwartet, weil wir mehr angedeutet hätten, wäre zu Recht enttäuscht.

Wir versprechen, dass kein Anruf bei uns liegen bleibt: Was uns erreicht, landet in Ihrer Akte, mit Wortlaut. Das ist die Zusage, an der wir uns messen lassen.

Hören Sie Ihre eigene Ansage

Praxisnamen eintragen, wir sprechen sie und schicken sie Ihnen zu.

Kostenlos, ohne Konto. Wir melden uns per E-Mail.

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