Anleitung: Nora einrichten – Ihr KI-Anrufbeantworter für die Praxis

Das Prinzip: Nora geht ran, Ihr Team ruft zurück

Ihre Kunden wählen weiter Ihre gewohnte Praxisnummer. Geht bei Ihnen niemand ran, oder ist besetzt, leitet Ihr Telefon den Anruf an Nora weiter. Nora meldet sich mit Ihrem Praxisnamen, fragt nach Name, Tier und Anliegen und schreibt alles mit. In AnimalChat Business sehen Sie danach die Aufnahme, den Wortlaut und eine kurze Zusammenfassung. Sie rufen zurück oder antworten, wenn Sie Zeit haben.

Nora beantwortet keine medizinischen Fragen. Sie nimmt das Anliegen auf und gibt es an Ihr Team weiter.

Nora ist derzeit in der Beta. Sie können sie schon heute für Ihre Praxis einrichten und nutzen. Wir arbeiten aktiv an Verbesserungen und freuen uns auf Ihr Feedback.

Warum das so praktisch ist

Kein Anruf geht verloren. Auch in der Mittagspause, während einer OP oder nach Feierabend.
Alles an einem Ort. Der Anruf landet beim richtigen Kunden im Chat, neben Nachrichten, Fotos und Befunden.
Dringendes zuerst. Nora erkennt, wenn es eilig klingt, und kann zu Ihrer Notfallnummer durchstellen.
Ihre Nummer bleibt. Sie richten nur eine Rufumleitung ein. Ihre Kunden merken davon nichts, außer dass endlich jemand rangeht.

Einrichten in fünf Schritten

Alle Einstellungen finden Sie in der Web-App unter Einstellungen → Anrufeinstellungen. Oben zeigt eine Statuskarte, ob noch etwas fehlt. Ist alles erledigt, steht dort: „Aktiv. Anrufe werden angenommen.“

Nummer anfragen. Klicken Sie auf Nummer anfragen. Wir richten Ihre Weiterleitungsnummer ein und melden uns per E-Mail, meist innerhalb weniger Werktage. Diese Nummer sehen Ihre Kunden nie.
Rufumleitung einrichten. Leiten Sie Ihre Praxisnummer auf diese Nummer um. Unsere Empfehlung: Umleitung bei Nichtmelden und zusätzlich bei Besetzt. So gehen Sie selbst zuerst ran, und Nora übernimmt nur, wenn niemand Zeit hat. Wie das an Ihrer Anlage geht, etwa an einer FRITZ!Box, steht unter „Wie richte ich die Umleitung ein?“.
Umleitung prüfen. Mit Umleitung prüfen rufen wir Ihre Praxisnummer kurz an. Greift die Umleitung, steht dort „Umleitung greift — geprüft“.
Ansage festlegen. Unter Wie wir uns melden erzeugen Sie mit einem Klick eine Ansage mit natürlicher KI-Stimme, gebildet aus Ihrem Praxisnamen. Sie können auch selbst sprechen oder eine Datei hochladen. Fehlt in Ihrer eigenen Aufnahme ein Pflichthinweis, etwa dass aufgezeichnet wird, ergänzen wir ihn automatisch. Für außerhalb der Telefonzeiten gibt es eine eigene Nachtansage.
Zeiten und Notfall festlegen. Unter Wann wir rangehen tragen Sie Ihre Telefonzeiten ein und wählen, ob Nora immer, nur außerhalb oder nur innerhalb der Telefonzeiten rangeht. Hinterlegen Sie außerdem:
- eine Nummer für Gespräche mit dem Team, falls ein Anrufer lieber jemanden sprechen möchte,
- eine Nummer für Notfälle und eine Nummer außerhalb der Sprechzeiten,
- wer aus Ihrem Team über wartende Anrufe benachrichtigt wird.

Unter So läuft ein Anruf können Sie sich jeden Satz anhören, den Ihre Anrufer hören werden.

Im Alltag: Anrufe bearbeiten

Neue Anrufe finden Sie unter Anrufe in der Seitenleiste, getrennt nach Offen und Erledigt. Ihr Team bekommt einen Hinweis, wenn Anrufe warten.

Anruf öffnen. Sie sehen das Anliegen in einem Satz, den Wortlaut und die Aufnahme. Dringende Anrufe sind markiert.
Zuordnen. Kennt AnimalChat die Rufnummer, oder nennt der Anrufer Namen und Tier, wird der Anruf automatisch dem richtigen Kunden zugeordnet. Ist Nora sich nicht sicher, schlägt sie unter Erkannte Kunden passende Kunden vor. Mit Zuordnen landet der Anruf im Chat dieses Kunden.
Antworten. Rufen Sie zurück, schreiben Sie im Chat, oder schicken Sie direkt aus dem Anruf eine SMS. Ist der KI-Copilot eingeschaltet, liegt im Chat schon ein Antwortentwurf bereit.
Abschließen. Mit Erledigt verschwindet der Anruf aus der Liste der offenen Anrufe.

Anrufer mit Handynummer bekommen nach dem Anruf eine kurze SMS-Bestätigung, dass ihr Anruf angekommen ist, mit Ihrer Rückmeldezusage, etwa „Wir melden uns in der Regel noch am selben Tag.“ Die Zusage legen Sie selbst fest.

Gut zu wissen

Transparenz für Anrufer. Die Ansage sagt, dass eine KI-Assistenz rangeht und die Nachricht aufgezeichnet wird. Ohne Ansage nimmt Nora keine Anrufe an.
Einfache Fragen. Auf Wunsch beantwortet Nora Fragen zu Öffnungszeiten, Adresse und Tierarten, und zwar nur mit den Angaben aus Ihrem öffentlichen Profil.
Kosten. Die Telefonassistenz kostet 39 € im Monat, die Einrichtung einmalig 99 €, jeweils zzgl. MwSt. Alle Preise finden Sie unter Preise.

Fragen zur Einrichtung? Schreiben Sie uns über AnimalChat oder vereinbaren Sie ein Gespräch, wir richten Nora gern mit Ihnen ein.